System architecture proposal

Kiến trúc vận hành tổng thể cho STLH

KiotViet tiếp tục làm POS tại quầy. Bitrix24 làm lớp vận hành con người, workflow, truyền thông và AI Agent. CoreDX/ERP xử lý kho, mua hàng, kế toán, công nợ và dữ liệu tài chính. SYNITY giữ vai trò kiến trúc sư hệ thống, thiết kế ranh giới và điều phối triển khai giữa các nền tảng.

Xem kiến trúc hệ thống Xem lớp vận hành Bitrix

Minh hoạ kiến trúc vận hành tổng thể với Bitrix24 điều phối cấu trúc công ty, phân quyền, onboarding, worktime, truyền thông nội bộ và AI Agent

20ảnh bằng chứng vận hành

3lớp nền tảng POS, Bitrix, ERP

1blueprint kiến trúc tổng thể

SYNITYvai trò kiến trúc sư hệ thống

Operating architecture

SYNITY thiết kế ranh giới KiotViet, Bitrix và CoreDX

Hệ thống mới không thay thế KiotViet và không ép Bitrix gánh nghiệp vụ ERP. KiotViet tiếp tục xử lý thu ngân, barcode, in bill và dữ liệu bán hàng gốc. Bitrix là lớp làm việc của con người: giao tiếp, task, phòng ban, phân quyền, workflow và AI Agent. CoreDX/ERP xử lý kho, mua hàng, công nợ, kế toán và dữ liệu tài chính sâu.

Phân vai hệ thống

KiotViet POS

Bán hàng tại quầy

POS, barcode, in bill, thanh toán, dữ liệu đơn hàng và thói quen thao tác của thu ngân.

Bitrix24

Operational hub

Workspace cho chat, task, phòng ban, phân quyền, workflow, AI Agent và dashboard nhúng theo vai trò.

CoreDX / ERP

ERP core

Kho, mua hàng, batch/expiry, công nợ NCC, giá vốn, kế toán và đối soát tài chính.

BI + AI

Executive intelligence

Dự báo doanh thu, tồn kho, cảnh báo bất thường, gợi ý đặt hàng và insight điều hành từ dữ liệu POS/ERP/workflow.

Nguyên tắc triển khai: SYNITY giữ vai trò kiến trúc sư hệ thống, thiết kế ranh giới để mỗi nền tảng làm đúng phần mạnh nhất. KiotViet giữ POS, Bitrix giữ lớp giao tiếp/workflow/AI, CoreDX/ERP giữ lớp kho-kế toán-tài chính. Khi ranh giới đúng, STLH giữ được sự ổn định tại quầy bán, đồng thời có thêm nền quản trị sâu cho vận hành, kho và tài chính.

Nhân sự & phân quyền

Trong kiến trúc tổng thể, Bitrix là lớp vận hành nội bộ. Mọi workflow, checklist và AI Agent đều phụ thuộc vào việc hệ thống biết nhân sự là ai, thuộc phòng ban nào, có quyền gì. Mỗi nhân sự có hồ sơ, lịch, task, ca làm và quyền truy cập tương ứng với vai trò thực tế trong siêu thị.

Native

Hồ sơ nhân viên

Tập trung thông tin liên hệ, task, lịch, drive, feed, e-sign và appreciation quanh một user.

Native

Phòng ban

Company Structure quản lý phòng ban, trưởng/phó bộ phận và nhân sự theo cấu trúc vận hành.

Workflow

Checklist & ca làm

Task template, checklist, recurrence và Worktime xử lý onboarding, việc định kỳ, check-in/out.

Custom

KPI & vi phạm

Nhúng app vào User Profile cho nhật ký vi phạm, KPI, bảng lương, chấm công nâng cao.

Ví dụ Bakery: nhân sự được đưa vào department Bakery, tự vào nhóm trao đổi Bakery, nhận checklist Bakery, và chỉ xem dữ liệu/vấn đề liên quan như huỷ bánh, tồn kho hoặc đề xuất khoá mã trong phạm vi được phân quyền. Kết quả: STLH có một nền nhân sự rõ vai trò trước khi tự động hoá vận hành hoặc kết nối dữ liệu từ POS/ERP.

Hồ sơ nhân viên là một trung tâm ngữ cảnh

Bitrix User Profile không chỉ là danh bạ. Đây là nơi gom dữ liệu liên quan đến một nhân sự: thông tin, task, lịch, tài liệu, feed và e-sign.

Điểm mở rộng: User Profile có thể nhúng app custom. STLH có thể đặt nhật ký vi phạm, đánh giá KPI, bảng lương hoặc bảng chấm công nâng cao ngay trong ngữ cảnh nhân sự. Kết quả: quản lý nhìn được bối cảnh nhân sự mà không phải gom thông tin từ nhiều nơi.

Department-first setup

Cấu trúc công ty kéo theo nhóm truyền thông

Company Structure là lớp tổ chức phòng ban. Khi cấu trúc đúng, Bitrix có thể kéo theo nhóm trao đổi, kênh truyền thông và quyền truy cập phù hợp.

Bitrix đáp ứng

Department

Thiết lập phòng ban

Phòng ban có tên, mô tả, trưởng bộ phận, phó bộ phận và nhân viên.

Communication

Kênh truyền thông

Channel, Collab và Group chat được gắn với phòng ban vận hành.

Workflow

Tự động thêm nhóm

Thêm nhân sự vào department → tự động đưa vào kênh truyền thông phù hợp.

Điểm triển khai: cần chuẩn hoá phòng ban và vai trò trước. Sau đó dùng department làm nguồn để tự động thêm nhân sự vào Channel, Collab, Group chat và các quyền liên quan. Kết quả: phòng nhân sự không phải mò từng group Zalo để thêm/bớt người thủ công; nhân sự vào đúng phòng ban thì tự vào đúng nhóm, đúng kênh và đúng luồng làm việc.

RBAC inheritance

Phân quyền nhân sự thừa hưởng cấu trúc công ty

Khi phòng ban và cấp quản lý được chuẩn hoá, Bitrix có thể phân quyền theo vai trò, tính năng, hành động và phạm vi dữ liệu. Cấu trúc công ty trở thành nền để kiểm soát ai được xem gì, sửa gì và ở phạm vi nào.

Bitrix đáp ứng

Role

Vai trò

Thiết lập nhóm quyền như Full access, Admin, Manager, Sales hoặc vai trò riêng của STLH.

Module

Module nghiệp vụ

Phân quyền theo Lead, Deal, Contact, Company và các khu vực nghiệp vụ cần kiểm soát.

Action

Hành động

Kiểm soát đọc, thêm, sửa, xoá, import, export và các thao tác cấu hình theo từng role.

Data scope

Phạm vi dữ liệu

Giới hạn theo dữ liệu cá nhân, department, sub-department hoặc toàn bộ hệ thống.

Ví dụ CRM Sales

Giám đốc Sales

Xem toàn bộ Lead, Deal và Contact thuộc Sales department.

Trưởng nhóm

Xem dữ liệu CRM thuộc team hoặc sub-department mình quản lý.

Nhân viên Sales

Chỉ xem dữ liệu do mình phụ trách hoặc được giao xử lý.

Điểm triển khai: những module cần kiểm soát quyền sẽ được cấu hình bám theo cấu trúc phòng ban và vai trò quản lý. Kết quả: giám đốc xem toàn cục, trưởng nhóm xem team, nhân viên chỉ thấy dữ liệu thuộc phạm vi của mình. Phân quyền là lớp quản trị để workflow, dashboard và AI Agent không vượt khỏi quyền dữ liệu đã thiết kế.

Onboarding automation

Flow onboarding nhân sự mới

Bitrix có thể biến việc tạo tài khoản mới thành một luồng vận hành: gán đúng phòng ban, tự gửi tài liệu, tạo checklist và sinh task định kỳ theo vị trí công việc.

Bitrix đáp ứng

Department

Gán đúng phòng ban

User mới được đưa vào department phù hợp để thừa hưởng nhóm, ngữ cảnh làm việc và tuyến quản lý.

Workflow

Gửi tài liệu & checklist

Workflow tự động giao tài liệu, việc cần làm và checklist onboarding theo từng phòng ban.

Recurring task

Việc định kỳ theo vị trí

Task recurring tự tạo theo role công việc, giúp nhân sự không bỏ sót các đầu việc lặp lại.

Điểm triển khai: onboarding nên chạy sau khi đã chuẩn hoá department, role và task template. Kết quả: nhân sự mới nhận đúng tài liệu, đúng checklist, đúng việc định kỳ; quản lý không phải hướng dẫn lại từng đầu việc thủ công. Kết hợp AI Agent hỗ trợ nhân sự tra cứu SOP ngay trên Bitrix mobile chat.

Worktime

Ca làm và chấm công ở mức vận hành

Bitrix Worktime đáp ứng lớp quản lý thời gian làm việc cho siêu thị: nhân sự clock-in/out trên web hoặc mobile, quản lý ca kíp theo phòng ban, theo dõi nghỉ phép/vắng mặt và phân quyền supervisor theo đội nhóm.

Bitrix đáp ứng

Worktime

Chấm công mobile

Nhân sự clock-in/out, nghỉ giữa ca, báo cáo ngày/tuần/tháng và ghi nhận giờ làm ngay trong Bitrix.

Shift schedule

Ca kíp theo bộ phận

Fixed, flexible hoặc shift schedule; chia theo theo phòng ban, nhân sự, ngày làm và break duration.

Absence

Nghỉ phép & vắng mặt

Absence chart ghi nhận nghỉ phép, ốm, công tác.

Permission

Quản lý theo phạm vi

Admin xem toàn bộ; supervisor xem/sửa record team; nhân viên xem dữ liệu của chính mình.

Điểm triển khai: với STLH nên chuẩn hoá cửa hàng, ngành hàng, department và ca trước. Bitrix làm nguồn ghi nhận vận hành; công thức lương thưởng, phạt, overtime, KPI, GPS/geofence hoặc đồng bộ máy chấm công xử lý bằng app custom/BI/tích hợp thiết bị. Kết quả: chấm công không chỉ ghi giờ, mà trở thành điểm kích hoạt checklist và báo cáo vận hành ca.

Store checklist & SOP

Checklist vận hành ca nối từ Worktime

Khi nhân sự clock-in hoặc clock-out, có thể sinh task checklist theo ca và vị trí. Checklist mở ca/đóng ca giúp chuẩn hoá thao tác tại siêu thị, còn SOP được hỗ trợ bằng AI Agent trong Messenger để nhân sự tra cứu ngay khi đang làm việc.

Luồng vận hành

Trigger

Clock-in / clock-out

Worktime ghi nhận ca làm và kích hoạt checklist phù hợp với cửa hàng, department và vị trí.

Task template

Checklist theo vai trò

Task template tạo đầu việc lặp lại: vệ sinh, kiểm tra hàng, nhiệt độ, âm thanh, báo tồn hoặc báo sự cố.

Proof

Ảnh xác nhận

Nhân sự đính kèm ảnh/video hoặc ghi chú ngay trong task để quản lý kiểm tra sau ca.

Approval

Chấm điểm & duyệt

Điểm checklist, duyệt của quản lý và báo cáo tuân thủ nên triển khai bằng workflow/custom app khi cần tiêu chí riêng.

Ví dụ checklist ca

Mở ca

Clock-in → kiểm tra đèn, vệ sinh, nhiệt độ, hàng trưng bày, âm thanh và task chuẩn bị bán hàng.

Đóng ca

Clock-out → dọn rác, khoá điện, báo tồn, báo sự cố, chụp ảnh xác nhận và bàn giao ca.

SOP hỗ trợ

Khi không nhớ quy trình, nhân sự hỏi AI Agent trong Bitrix Messenger thay vì đi tìm file tài liệu.

Điểm triển khai: onboarding checklist dành cho nhân sự mới; checklist vận hành ca dành cho thao tác lặp lại hằng ngày. Hai luồng dùng chung nền task template nhưng khác trigger, người phụ trách và tiêu chí duyệt. Kết quả: quản lý có bằng chứng sau ca, nhân sự biết phải làm gì, và SOP không còn nằm rời rạc trong file khó tra cứu.

Internal communication

Truyền thông nội bộ

Bitrix gom truyền thông nội bộ vào Feed, Messenger, Channel và Collab. Nhân sự có thể cập nhật hoạt động liên quan đến mình, trao đổi nhanh, thảo luận theo chủ đề hoặc làm việc trong không gian nhóm có task, lịch và file.

Bitrix đáp ứng

Feed

Bảng tin công ty

Post, announcement, poll, appreciation, task và calendar xuất hiện trong một luồng cập nhật.

Messenger

Group chat

Trao đổi nhanh như Zalo group, phù hợp nhóm chat không cần quản lý task, lịch hoặc file.

Channel

Thảo luận theo chủ đề

Kênh phù hợp cho thông báo cần trao đổi tập trung, tránh trôi nội dung khỏi luồng chính.

Collab

Không gian làm việc

Nhóm/phòng ban có chat, task, calendar, files, video call và AI summary trong cùng không gian.

Điểm triển khai: cần phân loại mục đích truyền thông trước khi cấu hình. Chat dùng cho trao đổi nhanh, Channel dùng cho chủ đề/thông báo, Collab dùng cho nhóm làm việc có task-file-lịch, Feed dùng làm bảng tin tổng hợp. Kết quả: khi giao tiếp đã về Bitrix Messenger, AI Agent có một điểm chạm tự nhiên để hỗ trợ nhân sự ngay trong luồng làm việc.

Strategic AI layer

AI Agent trong Bitrix Messenger

AI Agent chạy trên nền Messenger, RBAC và workflow của Bitrix. Nhân sự hỏi SOP, tạo task, tạo lead/deal hoặc gửi đề xuất ngay trong chat, thay vì phải nhớ tài liệu nằm ở đâu hoặc đi qua nhiều lớp màn hình.

SYNITY đáp ứng

SOP Q&A

Hỏi đáp SOP

Chuẩn hoá tri thức một nơi. Nhân sự chat hỏi AI Agent và nhận câu trả lời thống nhất.

Task Agent

Thực thi task

Tạo task, hỏi tình trạng task, nhắc việc hoặc phân tích việc trễ ngay trong Messenger.

CRM Agent

Tạo lead/deal

Nhân sự có thể tạo nhanh lead, deal, contact từ hội thoại mà không cần mở nhiều màn hình CRM.

Workflow Agent

Đề xuất nội bộ

Tạo yêu cầu thanh toán, báo lỗi, báo huỷ hàng hoặc workflow nội bộ theo form đã chuẩn hoá.

Điểm triển khai: AI Agent tuân theo phân quyền và phạm vi dữ liệu đã cấu hình. Giá trị chiến lược không nằm ở chatbot, mà ở việc biến Bitrix Messenger thành lớp giao tiếp human-AI trong kiến trúc tổng thể. Kết quả: SOP cập nhật một nơi, toàn bộ nhân sự hỏi cùng một nguồn chuẩn và có thể yêu cầu AI tạo task, lead/deal hoặc đề xuất nội bộ ngay trong chat.

Data sync & dashboard

Dữ liệu POS/ERP hiển thị trong Bitrix theo vai trò

Sau khi vận hành nội bộ được chuẩn hoá, dữ liệu từ KiotViet và CoreDX/ERP có thể hiển thị về Bitrix theo đúng vai trò. Bitrix không thay ERP, nhưng trở thành màn hình điều hành và giao việc để BoD, quản lý cửa hàng và trưởng ngành hàng nhìn đúng số liệu cần xử lý.

Phạm vi dữ liệu

KiotViet sync

Dữ liệu bán hàng

Doanh thu, đơn hàng, SKU, barcode, khách hàng, lịch sử bán hàng và đồng bộ trễ tối đa theo SLA triển khai.

CoreDX / ERP

Kho & tài chính

Tồn kho, nhập/xuất, batch/expiry, công nợ NCC, giá vốn và dữ liệu cần cho báo cáo quản trị.

Dashboard

Một màn hình điều hành

Doanh thu realtime, top SKU, hàng cận date, hàng huỷ, hiệu suất nhân viên và hiệu quả CTKM.

Governance

Log & phân quyền

Log lỗi đồng bộ, cache dự phòng, lịch sử thao tác và dashboard theo phạm vi cửa hàng/ngành hàng/vai trò.

Điểm triển khai: CoreDX/ERP giữ dữ liệu lõi về batch/expiry, kế toán, công nợ NCC, giá vốn và kho. Bitrix hiển thị dữ liệu đúng ngữ cảnh, tạo cảnh báo, giao task và ghi nhận xử lý. Kết quả: BoD, quản lý cửa hàng và trưởng ngành hàng xem đúng dashboard theo vai trò mà không phải mở nhiều phần mềm.

Implementation roadmap

Lộ trình triển khai đề xuất cho STLH

Để tránh triển khai quá rộng, SYNITY đề xuất bắt đầu bằng blueprint kiến trúc và nền vận hành Bitrix, đồng thời khảo sát lớp ERP/kho/kế toán. Sau đó mới mở rộng workflow, dashboard, tích hợp sâu và AI phân tích.

Phase 1

Blueprint & nền vận hành

Chốt ranh giới POS-Bitrix-ERP, triển khai company structure, RBAC, onboarding, worktime, checklist ca, truyền thông và AI Agent SOP/task.

Phase 2

Workflow & tích hợp dữ liệu

Mở rộng đặt hàng, duyệt chi, báo lỗi, báo huỷ hàng, cảnh báo từ CoreDX/ERP và dashboard theo vai trò trong Bitrix.

Phase 3

BI, AI phân tích & tự động hoá

Dự báo doanh thu/tồn kho, cảnh báo bất thường, hàng chết, combo bán hàng, giờ cao điểm và automation nâng cao trên nền dữ liệu đã chuẩn.

STLH không cần triển khai tất cả cùng lúc. Phase 1 tập trung tạo blueprint tổng thể và nền vận hành chung, đồng thời làm rõ phần nào thuộc Bitrix, phần nào thuộc CoreDX/ERP, phần nào cần tích hợp sau.

Next step

Bước tiếp theo: khảo sát tổng thể POS - Bitrix - ERP

SYNITY đề xuất khảo sát Phase 1 theo vai trò kiến trúc sư hệ thống: làm rõ lớp POS hiện tại trên KiotViet, lớp vận hành nội bộ trên Bitrix, và lớp ERP/kho/kế toán cần CoreDX hoặc đối tác ERP xử lý. Mục tiêu không phải thay toàn bộ hệ thống, mà thiết kế đúng ranh giới để mỗi nền tảng làm phần việc mạnh nhất.

Bitrix ops

Khảo sát vận hành

Phòng ban, vai trò, RBAC, onboarding, worktime, checklist, truyền thông nội bộ, SOP và AI Agent.

KiotViet POS

Khảo sát POS

KiotViet đang xử lý bán hàng, chốt ca, dữ liệu đơn hàng, tồn kho, API và các điểm cần đồng bộ hai chiều.

CoreDX / ERP

Khảo sát kho & kế toán

Kho, SKU, lô/date, kiểm kê, mua hàng, PO, công nợ NCC, giá vốn, kế toán, dòng tiền và báo cáo quản trị.

Blueprint

Chốt kiến trúc tổng thể

Ranh giới KiotViet - Bitrix - CoreDX, phạm vi Phase 1, hạng mục tích hợp, timeline, chi phí và tiêu chí nghiệm thu.

CTA đề xuất: tổ chức buổi khảo sát 3 bên STLH - SYNITY - CoreDX/đối tác ERP để lập blueprint kiến trúc tổng thể. SYNITY giữ vai trò kiến trúc sư hệ thống, đảm bảo Bitrix không bị dùng sai vai trò ERP, và ERP không làm thay lớp giao tiếp/workflow mà Bitrix xử lý tốt hơn.